일정한 규모의 조직이 되었다면, 그 조직에서 필수적으로 대두되는 문제가 있다. 바로 의사결정이다. 누가 어떤 사항에 있어서 어떠한 결정을 내려야 하는가에 대한 문제가 되는 것이다.
개인이라면 내가 스스로 판단하고 결정하면 되지만 조직은 여러 사람들이 참여하기에 서로의 의사를 전달하고 조율하여 최종적으로 결정하는 과정이 반드시 필요한 것이다.
이를 위해서 각 조직은 의사결정을 위한 과정, 즉 회의를 거치게 된다.
일반적으로 사단법인과 같은 조직에서 최고 의결 기구를 총회라고 한다.(조직마다 조금씩 다를 수 있다.)
총회란 구성원 전체가 모여서 어떤 일에 관하여 의논하고 결정하는 기구다. 총회를 통해서 올 한해 활동(사업)과 예산에 대한 승인과 차기년도 활동 및 예산에 대한 승인, 임원 선출, 회칙의 개정 등 핵심적인 결정 등을 하게 된다.
총회의 의장은 일반적의 단체의 대표가 맡게 된다. 진행방식은 일반적으로 로버트식 회의진행법으로 진행이 된다. 임원단은 로버트식 회의진행법이 어떻게 진행되는지 숙지하여 회의를 이끌어야 할 것이다. 또한 4-H는 4-H방식의 회순으로 회의가 진행되기에 이 부분도 숙지가 필요하다.
총회는 최고 의결기관이지만 모든 회원들이 참여해야 하기에 수시로 개최되기 어렵다. 일반적으로 연초에 1번, 연말에 1번 하게 된다. 연초에 하는 총회를 연시총회, 연말에 하는 총회를 연말총회라고 한다.
단체에 따라서 총회를 1년에 1번 하거나 2번 할 수 있다.
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한국4-H본부 : 총회 1년에 1번 개최
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전국대학4-H연합회 : 총회 1년에 2번 개최(연시, 연말)
총회의 준비는 임원단이 하게 되지만, 중요한 것은 조직의 핵심적인 결정들을 회의에 참여한 구성원들이 하게 된다는 것이다. 의사결정에 참여함으로서 내가 조직의 일원으로서 소속감을 느끼게 하고 내가 결정하는 과정에 참여함으로서 조직의 충성심과 책임감을 높여줄 수 있게 된다.
이 외에도 임원회의, 월례회의, 분기 회의 등을 통해 의사결정에 대한 과정을 거칠 수 있다.
4-H회의에 대한 내용은 대학4-H 리더십캠프를 통해서 교육이 진행되기에 핵심 임원단은 리더십캠프 참가를 통해서 회의 진행에 대한 방식을 숙지할 필요가 있다.